07 Feb

Dematerializzazione: la scelta del DMS adeguato può rivelarsi l’arma vincente

La Digital Innovation è in costante crescita e le ricerche confermano che anche per il 2019 le aziende italiane continueranno a focalizzare investimenti e attenzioni in ambito di dematerializzazione e ERP.
Dematerializzazione dei documenti, ottimizzazione di costi e risorse, miglioramento dei workflow: concetti splendidi, che nonostante facciano ormai parte del linguaggio comune, sembrano ancora spesso di difficile realizzazione. Allora come procedere nel concreto?

La nuova cultura aziendale

Nel nostro blog facciamo spesso riferimento alla “nuova cultura aziendale”: in cosa consiste veramente e perchè la riteniamo così importante?

Ogni metamorfosi nel modo di operare comporta in primis la messa in discussione dei procedimenti tradizionali: si parte dunque rivalutando una metodologia di lavoro ormai assodata e considerata ottimale , per analizzare se sia possibile trasformarla in modo innovativo. Per poter trarre il massimo vantaggio da una trasformazione in digitale dei processi, occorre dunque prendere consapevolezza del fatto che l’innovazione digitale, con annesse nuove soluzioni e metodologie di lavoro, può concretamente essere di supporto per il miglioramento dei processi.
Ponderare quindi a fondo le proprie reali necessità e focalizzare con chiarezza gli obiettivi aziendali; in questo modo è più semplice identificare con precisione gli strumenti di lavoro più adatti per il raggiungimento degli obiettivi, rivalutando i propri modelli di business e la modalità con cui le attività vengono svolte. Solo in questo modo il cambiamento potrà prendere forma in modo realmente costruttivo e rivoluzionario.

Dopo aver compreso che la tradizione (“l’abbiamo sempre fatto così”) è un’isola sicura, senza dubbio, ma può farci rimanere all’interno di un loop controproducente e stagnante, si è pronti per passare allo step successivo!

Informazione aziendale: come condividere questo bagaglio di vitale importanza?

E’ ormai un dato di fatto che l’informazione aziendale, pilastro fondamentale di ogni azienda, debba essere condivisa e utilizzata al massimo delle sue potenzialità al fine di essere utile e fruibile.

Diventa dunque fondamentale investire su strumenti che permettano la condivisione della conoscenza in automatico senza sforzo, né dispendio di tempo. L’informazione aziendale deve far parte di un processo fluido regolare, essa deve arrivare all’utente, non essere cercata (spesso) attraverso giri infiniti.

Che ruolo ricoprono gli strumenti di lavoro?

Esaminiamo ad esempio il gestionale: il tuo ERP ti permette una rapida ricerca delle informazioni e un’ottimale organizzazione dei processi? Sei davvero convinto di lavorare in maniera semplice, fluida, senza dispersione di dati? Esso facilita il tuo lavoro quotidiano oppure è solamente un mero archivio – contenitore delle informazioni aziendali, che le rende spesso introvabili e difficilmente reperibili e condivisibili? Ti è di supporto, o aggiunge lavoro alla mole già consistente di dati con cui hai a che fare ogni giorno? Hai mai pensato che probabilmente il tuo gestionale limita le potenzialità e l’efficacia dei documenti aziendali?

Rifletti per esempio sulle revisioni dei documenti che quotidianamente ti trovi a dover gestire: nel momento in cui qualsiasi documento, che si tratti di un’offerta commerciale piuttosto che un ordine o altra documentazione aziendale viene modificato, la prassi tradizionale prevede che si avvisino i colleghi coinvolti aggiornandoli tramite l’invio di una mail, attraverso la chat aziendale, oppure con una telefonata.

E’ sempre necessaria un’ azione aggiuntiva da parte dell’utente che ha apportato la modifica.

Cosa comporta tutto ciò?

Il tempo impiegato per avvisare i colleghi delle modifiche apportate, per ristabilire il decorso delle variazioni effettuate, per capirne le motivazioni, piuttosto che conoscerne gli autori potrebbe invece essere investito per altre attività ben più produttive . A questo si aggiunge inoltre la mancanza della certezza di lavorare sui documenti corretti e sull’ultima versione aggiornata.

E se fosse tutto automatizzato?

Pensare ad una soluzione che si integri  con il tuo ERP e lo completi è un’opzione da non sottovalutare.

Una soluzione DMS come Silloge, gestisce normalmente il versioning dei file, permette l’inserimento di annotazioni, oltre che la tracciabilità di tutte le operazioni effettuate su un particolare documento, (date, autori delle modifiche, motivazioni, riflessioni interne per una gestione ed una condivisione ottimale della conoscenza aziendale). Permette inoltre di metadatare a priori tutti i documenti inseriti, per favorire una ricerca semplice e trasversale tramite task o parole chiave, oltre che un’interpretazione dei dati contenuti sui fogli, per sfruttarne appieno il contenuto.  In più vengono normalmente gestiti permessi di accesso, per singolo utente o gruppo di lavoro (differenziato per ufficio, mansione, responsabilità, … ).

Tutti gli utenti coinvolti nel processo vengono avvisati in tempo reale delle modifiche, senza dover ricorrere a mail e comunicazioni continue, anche in caso di sedi in luoghi e con fusi orari differenti.
Nessuna dispersione delle informazioni. Ogni documento può essere integrato con annotazioni descrittive: solo così esso diventa un vero e proprio documento virtuale. Ogni utente viene letteralmente guidato nelle attività da fare, grazie ad una tecnologia user friendly, con il rispetto delle priorità assegnate a priori dallo stesso utente, o da un membro del suo team.

E tu sei pronto per iniziare a lavorare meglio in meno tempo?

Noi di Cadtec  siamo a disposizione per fornirti ulteriori informazioni su Silloge , per presentarti senza impegno una demo prodotto , e aiutarti a comprendere come il tuo lavoro potrebbe migliorare.
Contattaci anche solo per approfondire alcuni punti di tuo interesse!
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