07 Mar

HR Digital Workplace: come ti semplifichiamo l’attività dell’Ufficio Risorse Umane

Quotidianamente tutte le aziende si trovano a gestire una moltitudine di dati relativi al proprio personale: CV, note spese e rimborsi, contratti, dotazioni e formazione, presenze, ferie, solo per citarne alcuni. I documenti coinvolti sono molto eterogenei: cartacei, mail, PEC, directory su PC, pertanto gli archivi esistenti sono ibridi e diventano difficilmente utilizzabili e gestibili.

Come fare dunque per organizzare al meglio queste consistenti quantità di dati, conferendo il giusto valore a tutte le informazioni? E’ necessario identificare una chiave di lettura comune: un archivio unico ed omogeneo.

Un ufficio HR Digital

Grazie ad una gestione digitale che renda i dati fruibili e aggiornati in tempo reale, tutte le informazioni e i processi possono trasformarsi in un valore aggiunto strategico e di rilievo per l’organizzazione aziendale.
La digitalizzazione dell’ufficio HR richiede un’azione combinata e programmata, accompagnata dalla realizzazione di workflow automatici che permettano lo snellimento dei processi e l’eliminazione delle attività ripetitive e che non concorrono alla produttività aziendale.
Digitalizzare significa dotarsi di soluzioni software combinate con servizi in outsourcing, al fine di conoscere e gestire al meglio le proprie risorse.
Digitalizzando i documenti, implementando la giusta soluzione su misura, la possibilità di ottenere molteplici vantaggi si concretizza.

Cosa occorre per semplificare la gestione del fascicolo del personale?

  • Spazio infinito per archiviare la documentazione riservata al personale
    Vantaggio –>  Riduzione degli investimenti per acquisto di carta e per la manutenzione delle apparecchiature di stampa, riduzione costi per l’affitto o l’acquisto di spazi fisici.  Benefici per l’ambiente.
  • Una gestione ordinata e organizzata dell’intero fascicolo dipendente
    Vantaggio –> Trasparenza, contenimento costi del personale, ottimizzazione dei tempi di ricerca delle informazioni.
  • Accesso veloce e semplificato ai documenti di ogni collaboratore, aggiornati in tempo reale
    Vantaggio –>  Maggior fruibilità dei dati, contenimento della dispersione delle informazioni. Organizzazione dei dati e dei documenti che sono classificati a priori secondo regole e procedure ben definite. Tutta l’informazione relativa ai dipendenti viene gestita in un unico repository al quale HR e dipendente possono accedere in tempo reale, con accesso selettivo ai documenti a seconda del proprio ruolo: gestione assenze, ferie e permessi, richieste modifiche di orario con relative approvazioni, gestione del TFR, detrazioni di imposta e assegni familiari.
    La comunicazione interna diventa fluida e immediata, le informazioni alla portata di tutti con rispetto dei permessi di accesso.
  •  Piena visibilità delle competenze di ogni collaboratore
    Vantaggio –> Gestione ottimizzata dei fascicoli del singolo dipendente: esperienze all’interno dell’azienda, avanzamenti di carriera, attività formative effettuate, …. Firme sui documenti quali partecipazioni a corsi di aggiornamento, autorizzazioni privacy. Possibilità di estrazione dati e statistiche.
  •  Risposte immediate nel caso di contenziosi
    Vantaggio –>  Gestione qualità lineare, semplificata e automatizzata
  • Conservazione digitale a norma
    Vantaggio –>  I tempi di conservazione della documentazione, i vincoli archivistici e la disciplina della privacy sono gestiti in maniera automatizzata. Si ha quindi una maggior sicurezza dei dati trattati, pienamente in regola con le normative vigenti in materia di Data Privacy.

Questi parametri sono concretizzabili?

Sì! Lo strumento che soddisfa questi criteri esiste, ed è la soluzione a portata di tutti: Silloge , la piattaforma che consente di gestire anche il fascicolo del personale, efficientando i processi e la gestione della cartella del dipendente.

Un Digital Workplace personalizzabile, al tuo servizio e di quello della tua azienda, archivio digitale, organizzazione dei documenti, dati sempre aggiornati, trasparenza, sicurezza, interattività.
Queste sono solo alcune delle caratteristiche che fanno di Silloge una piattaforma innovativa, user friendly e completa.

In conclusione

L’ufficio HR è parte integrante dell’organizzazione aziendale, e la semplificazione delle attività di gestione relative al fascicolo dipendente apre le porte a nuovi scenari aziendali.
Ottimizzando i processi aziendali la risorsa “tempo” acquisisce maggior valore: la libertà di poter indirizzare le tue energie verso i compiti che richiedono il ragionamento logico e l’apporto delle tue competenze personali si concretizza. La possibilità di concentrarsi maggiormente sulle strategie aziendali e di condividere idee innovative e progetti, il tutto in piena collaborazione non è più un miraggio.
In questo modo si possono porre delle solide basi di partenza per una crescita aziendale costante e duratura.

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